Электронный документооборот

Мы используем измененную конфигурацию 1С, и стандартная интеграция со СБИС не работает. Но при этом служба безопасности не дает доступ сторонним лицам в нашу 1С. По скриншотам, устным объяснениям Тензор помог нашим специалистам интегрировать СБИС и 1С, чтобы документы отправлялись из 1С напрямую. Сейчас СБИС рассылает разные пакеты документов как стандартные (акт + счет-фактура), так и нестандартные. Например, мы используем пакет из отчета агента, акта и счета-фактуры на агентское вознаграждение. Xml-формы отчета агента не было в СБИС. Ее сделали и добавили специально для нас, чтобы мы могли заполнять и редактировать ее прямо в системе.

В первую очередь мы перевели в электронный вид расчетные документы с клиентами, повысив уровень сервиса. Теперь многие из них получают документы в день отправки, без вероятности потери. Вторым этапом реализовали получение юридически значимых документов от поставщиков. Коллеги из Тензора принимали непосредственное участие в разработке регламента по электронному согласованию входящих документов в СБИС. Последующим этапом была проведена совместная работа по интеграции учетной системы R12 и СБИС. На сегодня сотрудничество продолжается, предстоит еще много сделать по переводу контрагентов на новые электронные сервисы.

У ВкусВилл большой оборот документов внутри компании — 30000 в сутки. И с каждым днем «бумаг» становится больше. Именно поэтому мы перешли в электронную систему. В кратчайшие сроки (1,5 месяца) инженеры Тензора внедрили и настроили ЭДО. Кроме всего, работизировали его, то есть разработали в рамках своей платформы СБИС модифицированную RPA-технологию. Последнее нам необходимо для ускорения процесса подписания документов. У нас 14000 сотрудников, ответственных за перемещение товара. Заказ, подтверждение, приемка — везде нужно ставить подпись. СБИС упростил процесс, каждый документ — на контроле. Сейчас фактически вместо сотрудника трудится робот. Его функционал — «загрузка — подпись одним сотрудником — подпись другим — выгрузка». При этом схема юридически законна за счет того, что мы используем не ПЭП, а НЭП. Робот здесь равен человеку, только в разы больше скорость и меньше ошибок. Специалисты Тензора умеют реализовывать большие проекты со сложным механизмом и в этом мы убедились сами.

Мы используем СБИС для доставки бизнес-клиентам отчетных документов в электронном виде. На сегодняшний день это один из самых быстрых и надежных способов передачи юридически значимой документации. Выставленные счета доступны клиентам по всей стране уже в день их формирования. А с учетом наших объемов это также значительное сокращение как человеческих ресурсов, так и затрат на доставку бумажных документов. Функционал системы также позволил нам выстроить процесс обслуживания клиентов по люьому типу обращений без визита в офис.

Сбербанк имеет широкую территориальную сеть, мы получаем большое количество документов по услугам ЖКХ. Внедрение СБИС помогло организовать точную адресацию документов. Каждому филиалу в СБИС присвоен уникальный код. Поставщик указывает его при выгрузке документов или выбирает его в интерфейсе СБИС. Документы приходят сразу в филиал. Чтобы документы попали в нужное отделение, даже если поставщик не указал код, в СБИС можно привязать контрагентов к конкретным сотрудникам. Кроме того, через СБИС мы настроили роуминг с другими операторами ЭДО, что расширило круг контрагентов.

Группа «М.Видео-Эльдорадо» ежегодно осуществляет более 3 млн. доставок. Поэтому нам важно, чтобы все логистические процессы работали эффективно, а покупатели получали любой товар максимально быстро. Для этого мы с большинством наших логистических партнеров перешли на электронный документооборот. Акты выполненных работ, счета-фактуры, претензии, информационные письма мы получаем через СБИС. Это удобный сервис, которым легко пользоваться. Наши партнеры без проблем подключаются и в короткие сроки начинают работу. Подход позволяет значительно экономить ресурсы, быстрее осуществлять расчеты и, конечно, экоответственными, расходуя меньше бумаги.

До интеграции нашей системы и СБИС данные показаний счетчиков клиентов мы согласовывали сначала с «Сетевой компанией», потом передавали в «Татэнергосбыт». Это трудоемкая работа, которая мешала развитию проекта. Тензор доработал под нас API интерфейс СБИС: акты с показаниями счетчиков клиентов передаются в СБИС из нашего биллинга и автоматически отправляются СБИС на согласование в «Сетевую компанию», при утверждении «Сетевой компанией» они автоматически уходят в учетную систему Татэнергосбыта для начислений. В СБИС мы даже не заходим – отправляем акты и отслеживаем их утверждение прямо в UGREY. Отправку документов контролирует всего 1 человек. Вместе с СБИС мы развиваем наш проект по РФ.

Наша задача сделать максимально комфортным работу наших клиентов. Клиентам нравится получать документы в СБИС- это быстрее и проще -в СБИС документы приходят в течение нескольких минут. Для нас отправка в СБИС тоже удобна. Мы тратим на рассылку документов несколько минут и по каждому клиенту можем быстро проверить, какие документы отправлены или утверждены – очень удобно. Документы о состоянии счета, расшифровки звонков, оказанных услугах и т. д. мы выгружаем в СБИС из своего биллинга Ирбис. Мы отправляем и xml-формат и pdf – необходимо для наших специфических документов.

У нас тысячи агентов во всех уголках страны. Были опасения – как они воспримут новации. Мы подготовили видеоролик, чтобы показать – электронные документы в СБИС – это просто. Они оценили удобство и сокращение срока выплаты бонусов (с 7 до 1 дня) и активно переходят на ЭДО. Сократилась нагрузка и на персонал Amway. Документы теперь рассылаются автоматически, без ручной работы. Думаю, что данный проект подходит для реализации Amway и в других странах.

Главная польза СБИС МЧД — все в одном окне. Я один раз зарегистрировался в системе и комфортно работаю. Никаких дополнительных ссылок и переходов на другие сайты. Просто захожу в кабинет своей организации и создаю новую доверенность. Выбираю, кому дать на нее права, и отправляю сотруднику для подписания накладных, УПД и счетов-фактур. Эти же доверенности могу выгружать из СБИС в другие системы, если в них работают контрагенты.

Для нас большое значение имеют пожелания наших клиентов – организаторов различных событий. Благодаря им мы постоянно улучшаем свой сервис. Одно из таких обновлений — мы перешли на электронный документооборот СБИС. Наш сервис подготавливает закрывающие документы для организаторов (юридических лиц и ИП) и участников (покупателей билетов). Теперь мы подписываем их электронной подписью и отправляем через СБИС. Такие документы имеют юридическую силу, поэтому больше никаких «бумажек». Получателям нужно всего лишь зарегистрироваться в СБИС и получить ЭП.

Работать в СБИС нас пригласил российский заказчик. Ему было легче так работать с документами, и я согласился. По итогу это оказалось удобным и для меня: работать с электронной подписью проще, сам процесс поставок товаров ускорился. Мне помогли зарегистрироваться в личном кабинете, после чего я уже мог сам отправлять счета-фактуры и другие сопроводительные документы. В СБИС нравится пользоваться шаблонами и архивом, где можно хранить сканы бумажных документов вместе с электронными. Также скачал мобильное приложение, чтобы не зависеть от ПК. Одним словом, ЭДО показал себя хорошо. Я его коллегам буду предлагать, чтобы они тоже попробовали.

Я работаю один и раньше обменивался документами в бумажном виде по почте. И если какую-то ошибку допускал — уходили дни, чтобы все исправить, я отвлекался от основной работы на волокиту. Заказчики из России предложили перейти на СБИС, и я понял, насколько ЭДО ускоряет процесс. Сейчас быстро отсылаю списки работ и акты выполненных работ. Здесь все делается в пару кликов. И к интерфейсу быстро привык, ничего сложного нет. Больше всего нравится возможность предпросмотра документа. Мне важно убедиться, что я отправил нужный файл и не допустил ошибок. Надеюсь, ЭДО у нас тоже станет популярным сервисом в ближайшее время.

Ежемесячно к нам поступает несколько тысяч документов. Система проверки у нас очень сложная – проверяем 36 критериев. Раньше это делали вручную, нагружая бухгалтерию даже в нерабочее время. В СБИС же вся проверка происходит автоматически, на согласование и подписание документы поступают в электронном виде. Так мы сократили бумажную работу и разгрузили бухгалтерию. За первые пять месяцев работы с ЭДО мы наладили обмен документами с 8000 наших клиентов. В 2017 году запустили в СБИС сбор показаний счетчиков в электронном виде и подписание электронных договоров.

Как у предприятия по водоснабжению всего города, у нас множество контрагентов, и ЭДО очень упростил жизнь нам и нашим клиентам. С тех пор как мы пользуемся ЭДО в СБИС, контрагентам не приходится бегать к нам каждый день. Теперь как только первичные документы приходят в личный кабинет клиента, оплата происходит без задержек. Меньше срок доставки – меньше должников. Привыкать к новой программе не пришлось, так как через обработку СБИС мы продолжаем работать в «родном» интерфейсе 1С. А наш личный менеджер компании Тензор всегда готов подробно и понятно ответить на все возникающие вопросы.

Поскольку мы работаем с бухгалтерией на аутсорсе, а большинство сотрудников часто бывают в командировках, то бумажный документооборот был затруднителен. Поэтому перешли на ЭДО. СБИС решил 3 основных проблемы: 1. Обмен документами с контрагентами. 2. Внутренние согласования: заявки на оплату, договоры. 3. Учет и контроль сотрудников в командировке. СБИС — очень гибкая система, я смогла сама настроить маршруты для бизнес-процессов, не пришлось заполнять никаких заявок. Все делается просто и не занимает много времени. В будущем планируем интегрировать СБИС в нашу основную учетную систему.

Мы используем СБИС для отправки исходящих и получения входящих документов. Стандартные пакеты документов формируем в 1С и выгружаем в СБИС через обработку, а все нестандартные формируем и отправляем напрямую из личного кабинета. «Тензор» перевел уже множество документов в электронный формат, хотелось бы иметь еще электронную версию документа ТТН для спиртосодержащей продукции, но это уже вопрос к законодательству. В процессе работы в СБИС иногда требуется помощь в настройках или конфигурациях кабинета. Удобно, что сотрудник компании «Тензор» может быстро подключиться к нашему компьютеру через сервис «Удаленный помощник» и оказать помощь в настройке системы.

Я сторонник современного подхода к бизнесу. Два наших клиента из России перешли на ЭДО в СБИС, мы также подключили сервис. С ним мы работаем уже практически год, поэтому успели оценить преимущества. Не надо складировать тонны бумаги, отправлять ее по почте — все в одной программе. В несколько кликов мы закрываем вопрос с накладными, реализацией, актами сверки и другими документами. Происходит это за пару минут, а на согласование «по старинке» уходят дни. Так нам пока приходится работать с остальными 500 клиентами. В будущем, если хотя бы часть документов наши клиенты будут формировать через ЭДО, процесс станет эффективнее.